A kérelmek benyújtása és nyilvántartása
1) A kérelmet írásban, szóban, faxon, elektronikus postán vagy más, technikailag kivitelezhető módon lehet benyújtani bármelyik szervezeti osztályhoz.
2) A kérelemből egyértelműen ki kell tűnnie, hogy mely köteles személynek szól; a kérelmező utónevét, családi nevét, megnevezését vagy cégnevét, annak lakcímét vagy székhelyét; a kért információkat és azok elérhetővé tételének javasolt módját. Az a szervezeti osztály, amelyhez a kérelmet benyújtották, biztosítja, hogy a kérelem tartalmazzon minden kelléket.
3) A törvény alapján a Polgármesteri kabinet jogi alosztálya vezeti a hivatalhoz benyújtott kérelmek központi nyilvántartását, az azzal összefüggő nyilvántartást, ügyiratok nyilvántartását és elosztja az egyes iratok elintézést az illetékes szervezeti osztály közt.
4) A nyilvántartásnak főkén az alábbi adatokat kell tartalmaznia:
a) sorszám
b) ügyiratszám
c) a kérelem benyújtásának keltezését,
d) kérelmező adatait, ha ismertek
e) a kért információt és az információ megadásának javasolt módját,
f) a kérelem elintézésének eredményét (az információ megadása, határozat meghozatala az információnyújtás megtagadásáról, megtagadás határozat nélkül vagy a kérvény továbbítása),
g) jogorvoslati eszköz benyújtása (benyújtás időpontja és elintézés eredménye)
5) A Polgármesteri kabinet, jogi alosztálya a benyújtott kérelmeket a „Nyilvántartási naplóban” tartja nyilván és ügyiratszámmal látja el. Az ügyiratokat AO1 nyilvántartási jelzéssel látja el 5 év megőrzési határidőre.
6) Az ügyiratokat az elintézés után a Polgármesteri kabinet jogi alosztálya őrzi meg. Az ügyiratnak tartalmaznia kell minden az elintézésével kapcsolatos írásbeli dokumentumot, költségtérítés mértékének kalkulációját és annak befizetéséről kiállított igazolást, kivéve, ha az információnyújtás ingyenes. Az ügyiratban található minden írásbeli dokumentumot központi nyilvántartási számmal kell ellátni.
7) Az iktatóba benyújtott minden egyes kérelem bekerül a központi nyilvántartásba és haladéktalanul továbbításra kerül a hivatal adott ügyben illetékes szervezeti osztályához. Ha szóbeli kérelemről van szó, akkor a „kérelem” (1. sz. melléklet) nyomtatványon bejegyzésre majd a központi nyilvántartásba kerül.
8) Ha a szóbeli kérelmet más szervezeti osztálynál nyújtják be, akkor azt haladéktalanul a „kérelem” (1. sz. melléklet) nyomtatványon bejegyzi és biztosítja a központi nyilvántartásba való bekerülését.
9) A szervezeti osztályok azonnal értesítik a Polgármesteri kabinet jogi alosztályát a kérelem felvételéről és a 3. cikk (4) bekezdés b) c) d) és e) pontjában feltüntetett adatokról. A nyilvántartásba vételről és a többi egyéb adat kiegészítéséről a jogi alosztály gondoskodik.
10) A faxon vagy elektronikus postán benyújtott kérelmek esetében az írásban benyújtott kérelemre vonatkozóak szerint kell eljárni.
11) A telefonon benyújtott és elintézet (ha lehetséges) információnyújtási kérelmek esetében nem kerül sor a bejegyzésre. Ha a kérelmet nem lehet azonnal telefonon elintézni, akkor úgy kell eljárni, mint a szóbeli kérelmek esetében.
